Brevo: e-mailcampagnes, transactionele e-mail en sms vanuit één platform

Brevo is een aanbieder uit Frankrijk met een breed pakket: naast nieuwsbrieven en campagnes horen er ook berichten uit je eigen applicatie, sms, WhatsApp en verkoop bij. Wie het gebruikt, werkt op één plek waarin dezelfde contactenlijst meerdere kanalen voedt.

De opbouw is modulair. Het eerste deel gaat over campagnes: je maakt een e-mail in een bouwer, kiest een ontvangersgroep, eventueel op basis van wat mensen eerder deden, en verstuurt. Het tweede deel gaat over berichten die uit je eigen software vertrekken: een bevestiging na een bestelling, een wachtwoordreset, een melding zodra er iets misgaat. Derde deel is de automatisering, waarin je een aanleiding aan een reeks stappen koppelt. Daarnaast staan sms en WhatsApp als eigen kanalen in dezelfde werkruimte, en is er een CRM voor contacten, deals en taken.

Het prijsmodel sluit aan op die opbouw. Je kiest per maand hoeveel e-mails je wilt versturen; dat bedrag bepaalt je abonnement. Contacten blijven in je account staan en het aantal dat erin past, hangt af van het volume dat je kiest. Je betaalt dus voor je verzending en niet los per opgeslagen contact, wat prettig werkt als je een grote lijst hebt die je maar een paar keer per jaar aanspreekt.

Voor wie naar klanten en gebruikers mailt, is de combinatie van campagne en transactioneel bericht het belangrijkste uitgangspunt: beide vertrekken uit dezelfde omgeving, met dezelfde contactgegevens en dezelfde rapportage. Welke functies bij welk abonnement horen, verschilt per abonnement; de tabel hieronder zet de vijf abonnementen op een rij.

Brevo werkt met vijf abonnementen: Free, Starter, Standard, Professional en Enterprise. Free is gratis en blijft dat; de betaalde vier verschillen in maandvolume, in wat je aan automatisering en rapportage krijgt en in hoeveel mensen erin werken. Het grootste verschil zit tussen Free en Starter: bij Free geldt een daglimiet van 300 e-mails, terwijl je op Starter zelf je maandvolume kiest en zonder daglimiet verstuurt.

Free past bij wie af en toe iets verstuurt en eerst wil zien hoe een bouwer, een lijst en een rapportage in elkaar zitten. Starter past bij wie één lijst op regelmaat aanspreekt en genoeg heeft aan standaardrapportage; die e-mails staan standaard met een Brevo-logo in de voettekst, en met een add-on van 9 $ per maand haal je dat logo weg. Standard voegt automatisering, A/B-testen en uitgebreide rapportage toe en is bedoeld voor teams die campagnes laten volgen op wat lezers doen. Professional begint bij een veel groter volume, telt tien gebruikersstoelen en is er voor organisaties die met data en meerdere kanalen tegelijk werken. Enterprise is de variant waarin volume en begeleiding worden afgesproken.

Op Standard werken maximaal drie gebruikers; elke extra marketingstoel kost 9 $ per maand. Professional telt tien stoelen. Wie verkoop in hetzelfde account wil organiseren, kiest er een verkoopmodule bij: Sales Essentials kost 31 $ per maand en Sales Advanced kost 64 $ per maand, waarbij die laatste bij Professional en Enterprise hoort. De gratis verkoopbasis telt 50 openstaande deals en één pipeline.

Het e-mailvolume dat je per maand kiest, doet twee dingen tegelijk: het bepaalt je bedrag en het bepaalt hoeveel contacten je in je account bewaart. Bij 5 000 e-mails per maand past opslag voor 500 contacten, bij 10 000 e-mails voor 1 500 contacten en bij 15 000 e-mails voor 2 500 contacten. Vanaf 20 000 e-mails per maand bewaar je tot 500 000 contacten, en die grens blijft staan tot en met 100 000 e-mails per maand.

De bedragen in de tabel gelden per maand bij maandelijkse facturering. Een jaarabonnement krijgt 10 % korting: bij 5 000 e-mails per maand laat Starter dan 8,08 $ per maand zien in plaats van 9 $, en Standard 16,17 $ per maand in plaats van 18 $. Een maandelijks abonnement kun je tot drie maanden pauzeren; een jaarabonnement niet.

Reken een paar volumes door voordat je een abonnement kiest, dan zie je meteen wat een campagnejaar kost. Verstuur je 5 000 e-mails per maand, dan staat Starter op 9 $ per maand: over twaalf maanden is dat 12 × 9 $ = 108 $ per jaar, en met een jaarabonnement 12 × 8,08 $ = 96,96 $ per jaar. Dezelfde hoeveelheid op Standard kost 18 $ per maand, oftewel 12 × 18 $ = 216 $ per jaar, of 16,17 $ per maand bij een jaarabonnement, oftewel 12 × 16,17 $ = 194,04 $ per jaar.

Ga je naar 10 000 verzonden e-mails per maand, dan staat Starter op 17 $ en Standard op 35 $ per maand, en je account bewaart tot 1 500 contacten. Op 20 000 e-mails per maand kost Starter 32 $ en Standard 69 $ per maand; vanaf dat punt bewaart je account tot 500 000 contacten, zodat een grote lijst die je zelden mailt in hetzelfde abonnement blijft passen.

Wie 100 000 e-mails per maand plant, zit op 82 $ met Starter en op 139 $ met Standard, telkens per maand bij maandelijkse facturering. Vanaf 150 000 e-mails per maand begint Professional bij 499 $ per maand. Kies je volume daarom op je verwachte verzending, niet op je contactenaantal alleen: het bedrag volgt het aantal e-mails, en je opslag volgt hetzelfde volume.

Automatisering begint bij een aanleiding: een inschrijving, een klik in een campagne, een ingevuld formulier of een wijziging in een contactveld. Daarop volgt een reeks stappen met wachttijden en voorwaarden, zodat één pad kan eindigen in een aankoop en een ander pad in een herinnering. Omdat campagnes, transactieberichten en formulieren in dezelfde omgeving staan, kun je dezelfde gegevens in meerdere reeksen gebruiken.

Segmentatie werkt op hetzelfde contactenbestand. Je filtert op gedrag, op ingevulde velden, op tags of op combinaties daarvan, en die selectie gebruik je in een campagne of als startpunt van een reeks. A/B-testen en uitgebreide rapportage horen bij Standard en hoger; onder die grens werk je met de basisrapportage van je campagnes.

Eén grens om vooraf te tellen: in de marketingautomatisering onder Standard passen maximaal 2 000 contacten. Wie grotere groepen door reeksen wil laten lopen, kijkt dus naar Standard of hoger. Tel daarnaast je langste reeks door op het aantal stappen en check of het abonnement dat dekt, zodat je niet halverwege het bouwen van een reeks van abonnement hoeft te wisselen.

Naast e-mail zitten er ook webpush en mobiele push in het pakket, zodat je dezelfde boodschap via meer dan één kanaal kunt laten lopen. Hoe je die kanaalkeuze afstemt, hangt af van wat je doelgroep van je verwacht en hoe vaak je iets te melden hebt.

Naast campagnes verstuurt Brevo berichten die uit je eigen applicatie vertrekken: een bevestiging na een bestelling, een wachtwoordreset, een uitnodiging die na een registratie de deur uit gaat, een melding zodra er iets misloopt. Die berichten vertrekken op het moment dat er in je software iets gebeurt, niet op het moment dat jij een campagne inplant.

In de praktijk betekent dat een API die je uit je eigen code aanroept, met sleutels die je zelf beheert en berichten die in dezelfde tijdlijn en rapportage landen als je campagnes. Voor je een abonnement kiest, is het de moeite waard om in de documentatie te lezen welke afzenders je verifieert, hoe je sleutels beheert en welke vorm je berichten hebben; die drie bepalen hoeveel werk de koppeling is.

Wie campagne en transactiebericht uit één account laat vertrekken, houdt één contactgeschiedenis over: je ziet dat iemand zowel een orderbevestiging kreeg als de nieuwsbrief, en je kunt dezelfde velden in beide soorten berichten gebruiken. Plan je verzending per maand, dan zie je meteen welk volume bij die berichten past.

Sms en WhatsApp staan als losse kanalen naast e-mail in dezelfde werkruimte. Je werkt met dezelfde doelgroeplijst en hoeft gegevens niet over te typen in een tweede systeem. Sms is er zowel voor campagnes als voor transactionele berichten, dus een herinnering per sms en een orderbevestiging per e-mail komen uit hetzelfde account.

Het crm-deel bevat contacten, deals en taken: je legt vast met wie je praat, in welke fase een deal staat en wie de volgende stap zet. De gratis verkoopbasis telt 50 openstaande deals en één pipeline; wil je daar meer structuur bij, dan zijn Sales Essentials (31 $ per maand) en Sales Advanced (64 $ per maand) de pakketten die Brevo ernaast zet.

Kies je voor meerdere kanalen, reken dan vooraf uit hoeveel e-mails je per maand verwacht en welk abonnement daarbij past. Het gekozen aantal verzendingen per maand blijft de grens die je bedrag bepaalt, dus een drukke maand tel je vooruit in plaats van achteraf.

Een contactenlijst bevat persoonsgegevens, en wie die verwerkt, legt vooraf vast welke gegevens het zijn, waarvoor je ze gebruikt, hoe lang je ze bewaart en wie er toegang toe heeft. Brevo biedt een verwerkersovereenkomst die je voor die afspraken kunt gebruiken; je vindt die op brevo.com/legal/dpa/.

Kijk daarnaast in het privacybeleid naar de vragen die bij doorgifte horen: welke gegevens het platform buiten de Europese Economische Ruimte brengt, onder welke voorwaarden en met welke partijen. Wie wil weten waar zijn eigen gegevens staan, stelt die vragen vooraf aan de aanbieder en schrijft het antwoord op in zijn eigen afspraken, in plaats van er later naar te gissen.

Praktisch begin je met een schoonlijst: noteer welke lijsten je importeert, waar de toestemming vandaan komt en welke velden je bewaart. Geef teamleden daarna een rol die bij hun werk past, en leg vast hoe een lezer zich uitschrijft of een verzoek over zijn gegevens indient. Met die basis blijven segmenten en rapportages later bruikbaar, en zie je sneller wanneer er gegevens in het systeem staan die er niet horen te zijn.

Een overstap naar Brevo loopt het rustigst in fases. Eerst importeer je je contacten vanuit een bestand en koppel je je bestaande velden aan die van het platform. Controleer daarna of tags, toestemmingen en de herkomst van elke inschrijving meegaan, want die gegevens bepalen later of je segmenten kloppen.

In de tweede fase bouw je je belangrijkste reeksen en campagnes opnieuw op: welkom, activering, opvolging, win-back. Leg zo'n reeks eerst neer voor een klein deel van je lijst en kijk of elke stap doet wat je wilt, voordat je de hele groep aanspreekt. Pas als die basis staat, zet je je vorige platform uit.

Vertrek je weer, dan exporteer je je contacten en leg je je automatiseringen eerst vast in documentatie: welke aanleiding, welke stappen, welke voorwaarden, welke velden en tags. Schrijf ook op welke prepaid tegoedpakketten en lopende abonnementen er zijn en wanneer ze aflopen, en controleer welke koppelingen je moet loskoppelen voordat je je account opzegt.

De meeste verrassingen na een overstap komen door grenzen die pas in beeld komen als je volume of je team groeit. Loop deze punten na voordat je een abonnement kiest:

• hoeveel e-mails je per maand denkt te versturen, want dat volume bepaalt zowel je bedrag als je opslag
• hoeveel contacten je wilt bewaren en of die binnen de opslag van je volume passen
• of je de daglimiet van 300 e-mails op Free accepteert of dat je bij Starter zonder daglimiet wilt versturen
• of je automatisering en A/B-testen nodig hebt; die horen bij Standard en hoger, en onder Standard telt automatisering maximaal 2 000 contacten
• hoeveel mensen er dagelijks in werken: drie gebruikers op Standard met 9 $ per extra marketingstoel, tien stoelen op Professional
• of je per maand of per jaar factureert, want een jaarabonnement geeft 10 % korting en een maandabonnement kun je tot drie maanden pauzeren
• of je campagnes, transactieberichten, sms en WhatsApp uit dezelfde omgeving wilt laten vertrekken
• wat je doet als je contactenlimiet in zicht komt: Brevo schakelt dan automatisch door naar de volgende stap

Zet die punten naast je eigen verzendplanning en de functielijst per abonnement. Dan kies je op basis van wat je team daadwerkelijk verstuurt, in plaats van op de breedste omschrijving die je ergens tegenkomt.

Als SaaS-team stuur je berichten in twee soorten. De eerste is een campagne naar je geïnteresseerden en gebruikers: een maandelijkse update, de aankondiging van een nieuwe functie, een uitnodiging voor een webinar. Voor die taak gebruik je de campagnebouwer, je bouwt één lijst, je verstuurt en je ziet hoe het bericht leeft.

De tweede soort vertrekt per gebeurtenis: een welkomstbericht na een registratie, een reeks die iemand door het eerste gebruik loodst, een bericht wanneer iemand langere tijd niet is ingelogd. Daarvoor heb je de transactionele kant en de automatisering nodig, plus een manier om gegevens uit je product in het platform te krijgen. Controleer vooraf hoe je die koppeling opzet en welke velden je gebruikt, want die bepalen of je reeksen later nog aan te passen zijn.

Reken uit wat je nodig hebt voordat je kiest: hoeveel berichten vertrekken per gebeurtenis, welke gegevens uit je product of je facturatiestroom je wilt meenemen, en of je volstaat met een lijst die je periodiek aanspreekt. Die hoeveelheid telt mee in je maandvolume en bepaalt dus mee welk abonnement past.

Wie liever volledig per verzonden bericht rekent, kijkt naar Sequenzy: dat abonnement telt 2 500 e-mails per maand gratis en kost 19 $ per maand voor 15 000 e-mails.